O Trabalho do Arquivista no Centro de Estudos Nipo-Brasileiros

Introdução

Passou-se um ano desde que fui enviado em julho de 2018 ao Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (doravante denominado Centro) como voluntário sênior da JICA para a comunidade nikkei, atuando como curador. Embora minha função seja de curador, meu trabalho é essencialmente o de arquivista, responsável pela organização de documentos. Neste relatório, apresento o conteúdo do trabalho arquivístico.

昨年の着任の挨拶Na mensagem de saudação do ano passado, escrevi que um dos significados da palavra "arquivos" é transformar materiais em fontes históricas. O trabalho específico até que os materiais se tornem fontes históricas envolve principalmente oito processos: ①levantamento, ②seleção e recebimento, ③organização, ④elaboração de diversos catálogos, ⑤disponibilização, ⑥consulta, ⑦conservação e restauro, e ⑧armazenamento. É necessário realizar esses processos em ordem, sem pular etapas. Neste relatório, abordarei especificamente o processo ③organização.

2. Os Quatro Princípios e os Inventários Sumários e Analíticos

Primeiramente, apresento os quatro princípios estabelecidos pelo ICA (Conselho Internacional de Arquivos) para a organização arquivística. São eles: o princípio da proveniência, o princípio do respeito à ordem original, o princípio da integridade física e o princípio do registro.

O princípio da proveniência determina que os documentos devem ser organizados em conjuntos documentais de acordo com a entidade (organização) que os produziu, não sendo permitido misturar documentos de diferentes entidades produtoras. Por proveniência entende-se a organização ou indivíduo que criou, acumulou, manteve e utilizou os registros no curso natural de suas atividades. Em termos simples, significa que os documentos criados pela organização A e pela organização B não devem ser misturados.

O princípio do respeito à ordem original estabelece que o arranjo dos documentos (empilhamento, agrupamento, arquivamento, etc.) mantido pela entidade produtora serve como pista para compreender a estrutura sistemática do conjunto documental e, portanto, não deve ser alterado arbitrariamente. Por exemplo, quando organizamos papéis, colocamos documentos relacionados em pastas plásticas ou os encadernamos em fichários. Mesmo que os documentos tenham títulos completamente diferentes, ao visualizar o conjunto relacionado, podemos frequentemente descobrir pistas sobre quais atividades geraram aqueles documentos.

O princípio da integridade física estabelece que a forma física original dos documentos, como dobras, encadernações e embalagens, não deve ser alterada arbitrariamente. Especialmente durante o processo de organização, não se deve criar novas dobras ou furos de encadernação nos documentos. Simultaneamente, não se deve fazer alterações nos próprios documentos, como aplicar post-its, fita adesiva, etiquetas, carimbos (de biblioteca ou do proprietário) ou anotações. Em resumo, significa preservar no estado original.

O princípio do registro estabelece que, caso seja necessário fazer alterações no estado atual do conjunto documental, deve-se registrar por meio de fotografias, anotações, etc. Por exemplo, ao remover documentos que estão agrupados em um fichário, é obrigatório fazer o registro.

Com base nesses princípios, iniciamos a organização. Embora usemos simplesmente a palavra "organização", na verdade realizamos dois tipos de trabalho: a organização física e a organização informacional. A organização física refere-se ao tratamento dos próprios documentos, como remover clipes metálicos, fazer a limpeza e colocá-los em envelopes. Por outro lado, a organização informacional consiste em criar inventários sumários do conteúdo, agrupamentos e pastas dos documentos, e inventários analíticos de cada documento individual. O inventário sumário identifica, para cada pasta ou agrupamento, aproximadamente quando e por meio de quais atividades os documentos foram criados. O inventário analítico registra em formato de dados, para cada documento individual, qual é o conteúdo escrito, quando foi criado, de quem para quem foi enviado, etc.

3. Organização dos Acervos Pessoais no Centro de Estudos Nipo-Brasileiros

Na organização dos acervos pessoais do Centro que venho realizando atualmente, estou criando inventários sumários como parte da organização informacional, respeitando os quatro princípios mencionados acima. Os itens do inventário sumário são: nome da proveniência, número da caixa, título do conjunto, período abrangido, formato e quantidade aproximada. Como indica o termo "título do conjunto", trata-se principalmente de um inventário que representa pastas ou agrupamentos. Atribuo números às caixas e descrevo os itens para cada caixa. O inventário sumário é eficaz para pesquisar materiais relacionados a determinado tema ou para ter uma visão geral do conjunto documental.

Por outro lado, a desvantagem é que não é adequado para buscar por nome específico de documento. Embora alguns documentos sejam registrados individualmente pelo nome, na maioria dos casos eles são registrados por unidades de pasta ou agrupamento, portanto buscas por nomes específicos de documentos frequentemente não retornam resultados. Para resolver este problema, é necessário avançar para a próxima etapa: a criação do inventário analítico. É desejável criar tanto o inventário sumário quanto o analítico, possibilitando a busca de documentos tanto na perspectiva macro quanto micro

Além disso, após concluir os inventários sumários, pretendo criar guias de acervo para cada conjunto de documentos pessoais. O guia de acervo é uma descrição em prosa que inclui o período abrangido pelos documentos, um breve histórico do indivíduo, as atividades e documentos relacionados, as circunstâncias de aquisição dos documentos, quantidade aproximada, etc. Entre esses itens, as atividades e as circunstâncias de aquisição são informações que o arquivista coleta durante o processo de organização, sendo, portanto, informações que os usuários dificilmente teriam acesso de outra forma. Assim, ao ler o guia de acervo previamente, os usuários podem ter uma compreensão geral de quais documentos existem em determinado acervo pessoal. Utilizando o inventário sumário em seguida, podem compreender o conjunto documental de forma ainda mais profunda

4. Conclusão

O importante no processo de ③organização apresentado neste relatório é não perder as informações ocultas que não estão escritas nos documentos. As informações não escritas nos documentos referem-se às relações entre os documentos. Mesmo quando uma pasta não possui título e a relação parece pouco clara à primeira vista, ao examinar todos os documentos arquivados juntos, frequentemente é possível descobrir sob quais atividades foram criados. Coisas que não compreendemos olhando apenas um documento isolado tornam-se claras ao examinar o conjunto. Portanto, na organização, é crucial não desfazer os agrupamentos por pasta e a ordem dos documentos empilhados. Em meu trabalho atual, devido a restrições de tempo, não será possível chegar à criação dos inventários analíticos. Até que os inventários analíticos sejam concluídos, desejo preservar e transmitir esse estado sem alterações.

Dessa forma, ao coletar cuidadosamente as informações ocultas não descritas nos documentos, quando finalmente os documentos forem disponibilizados ao público, será possível fornecer informações diversas aos usuários.