Estudo prático sobre o levantamento preliminar de documentos pessoais
— o caso dos documentos pessoais do acervo do Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (CENB), São Paulo —

清水邦俊 Kunitoshi SHIMIZU

Resumo

O objetivo deste artigo é verificar, no âmbito do levantamento preliminar realizado sobre os documentos pessoais de imigrantes japoneses e de descendentes nikkeis sob a guarda do Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (CENB), o método de organização adotado, bem como a eficácia da lista de caixas (box list) que privilegia as relações entre os documentos. Especificamente, busca-se verificar a utilidade da elaboração da lista de caixas, para que tipos de acervos arquivísticos ela se mostra eficaz, e qual é a sua posição dentro do método de arranjo em etapas (processamento faseado). Como resultado da verificação, comprovaram-se dois pontos: primeiro, que a lista de caixas pode ser utilizada como subsídio para se definirem as diretrizes de tratamento subsequentes à sua elaboração; segundo, que ela é aplicável a diversos tipos de acervos arquivísticos, como documentos pessoais, documentos públicos e documentos empresariais. Além disso, pela profundidade da descrição e pelo número de itens registrados, pode-se afirmar que a lista de caixas se posiciona como um inventário sumário que reúne as informações necessárias para a pesquisa.

　The purpose of this paper is to discuss the organization method as part of a general survey of the private archives of Japanese immigrants held by the São Paulo Institute of Humanities, and the effectiveness of a box list that emphasizes the relationships between archives. Specifically, we will examine the convenience of creating a box list, the kinds of archival materials for which it is effective, and the position of a box list in the gradual organization method. As a result, we showed
that the method can be used as material for considering policies after creating a box list, and that it can be applied to a variety of archival materials such as private archives, official archives, and corporate archives. In addition, the box list can be considered a summary catalog that provides information necessary for searching, based on the detailed descriptions and number of entries.

1. Introdução

O objetivo deste artigo é apresentar o levantamento preliminar realizado sobre os documentos pessoais sob a guarda do Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (CENB) de São Paulo, bem como a eficácia do inventário sumário resultante desse trabalho. O autor foi enviado, entre 2018 e 2020, na função de museólogo do Programa de Voluntários Sênior JICA para a Comunidade Nikkei, ao Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (doravante, "Centro de Estudos"), localizado no bairro da Liberdade, na cidade de São Paulo, estado de São Paulo, República Federativa do Brasil. A atividade desenvolvida ali consistiu na organização dos documentos pessoais deixados por imigrantes japoneses e por descendentes nikkeis, pertencentes ao acervo do Centro de Estudos. O método de levantamento então empregado e os produtos elaborados resultaram em uma lista de caixas (box list) — um instrumento de descrição mais detalhado do que os produtos tradicionalmente gerados por um levantamento preliminar — e em um guia explicativo do conjunto documental. Neste artigo, pretende-se refletir sobre essa lista de caixas e esse guia, bem como sobre sua eficácia e seu posicionamento dentro do processo de tratamento arquivístico.

2. Resumo da história dos estudos precedentes

Ao percorrer a história da organização de fontes históricas, é possível identificar o ano de 1984 como um ponto de inflexão. Isso se deve à publicação, nesse mesmo ano, de um artigo de Shuichi Yasuzawa que, após apresentar a situação dos arquivos no exterior, expôs a teoria da arquivística (arquivologia).¹.
Tendo esse artigo como estopim, formou-se posteriormente uma corrente liderada principalmente pelos membros do Departamento de Documentos Históricos (Shiryōkan) do Instituto Nacional de Literatura Japonesa (Kokubungaku Kenkyū Shiryōkan), que passaram a propor métodos de levantamento e de organização baseados na teoria arquivística estrangeira. Com isso, um método de organização distinto do anterior tornou-se predominante, situação que persiste até os dias atuais. Sendo assim, como não é possível discutir sob a mesma perspectiva os métodos de organização anteriores e posteriores a 1984, neste artigo, por conveniência, define-se como "primeiro período" o intervalo entre o pós-guerra e 1983, e como "segundo período" o intervalo de 1984 até o presente.

-1. Primeiro período

Nesse período, o único estudo que descreve de forma diacrônica os métodos de organização é o de Minoru Takahashi e Kahoru Nishida.².
Neste capítulo, com base no estudo de Nishida e complementando-o com obras de pesquisadores envolvidos em levantamentos e de historiadores, pretende-se explorar os métodos de organização e as tendências desse período.
Naquela época, o centro das discussões girava em torno da definição das categorias de classificação temática e da distribuição dos documentos antigos (kobunsho) entre essas categorias temáticas, assuntos que já vinham sendo debatidos desde muito cedo.³Por outro lado, no que diz respeito aos métodos de organização, estes não eram ensinados nos cursos voltados ao tratamento de documentos do período Edo (kinsei monjo); o foco recaía sobre a teoria dos documentos do período Edo e sobre a decifração da escrita cursiva (kuzushiji).⁴.
Devido à drástica mudança na situação social após o fim da guerra e às dificuldades econômicas, houve uma dispersão significativa de fontes históricas privadas (incluindo documentos antigos e fontes do período Edo),⁵o que levou à realização de diversos levantamentos.⁶Como exemplo representativo, pode-se citar o levantamento de documentos antigos realizado em âmbito nacional entre 1948 e 1952, conduzido pelo Comitê de Pesquisa de Fontes Históricas Populares do Período Edo (Kinsei Shomin Shiryō Chōsa Iinkai), criado em 1948 como comissão especial do então existente Conselho de Pesquisa Acadêmica (Gakujutsu Kenkyū Kaigi).⁷Nesse levantamento, o objetivo era "buscar as fontes históricas relativas à vida do povo comum no período Edo, esclarecer sua localização e elaborar o catálogo dessas fontes", tendo sido produzidos o catálogo e um relatório de pesquisa indicando a localização das fontes.⁸O estudo de Junichi Miyama esclarece parte do método de organização adotado até a elaboração do catálogo: inicialmente os documentos eram classificados por formato/tipologia documental, e, posteriormente, por assunto (classificação temática).⁹Esse método viria a exercer, a partir de então, uma influência duradoura sobre a organização de documentos antigos.
Como as obras mais antigas que descrevem métodos de organização de documentos antigos, podem-se citar Nihon Rekishi Kōza, vol. 8: Rekishi Kyōiku-hen (Curso de História do Japão, vol. 8: Educação Histórica) e Kyōdoshi Jiten (Dicionário de História Regional);¹⁰já como obra que os descreve de forma sistemática, destaca-se Kinsei no Komonjo: Sono Kaidoku to Riyōhō (Documentos Antigos do Período Edo: Sua Decifração e Modo de Utilização).¹¹A referida obra apresenta, como método de organização pessoal de Hideo Hayashi, autor responsável pelo capítulo, todo o processo desde o levantamento de campo (saihō chōsa) junto aos possuidores de documentos antigos até a organização e a conservação. Já Susumu Kitahara, em Kinsei Nōson Monjo no Yomikata, Shirabekata (Como Ler e Pesquisar Documentos Rurais do Período Edo), toma como exemplo as fontes históricas de uma família antiga da vila de Kagikake, distrito de Saku, província de Shinshū (atual região de Nagano), e discorre desde a forma de identificar documentos antigos até a elaboração do catálogo e a classificação temática.¹²O ponto em comum entre os métodos de organização apresentados nessas duas obras é a separação inicial dos documentos por formato — livros costurados na vertical (tatetsuzuri), livros costurados na horizontal (yokotsuzuri) e documentos avulsos de folha única (isshi monjo) —, seguida pela classificação em ordem cronológica e por assunto: o mesmo método adotado pelo Comitê de Pesquisa de Fontes Históricas Populares do Período Edo (Kinsei Shomin Shiryō Chōsa Iinkai). Fica evidente, também a partir de outras obras, que o método de organização empregado entre a década de 1960 e o início da década de 1980 — ainda que com algumas alterações na ordem das etapas de trabalho — tinha por base o método seguido por aquele mesmo comitê de pesquisa, sendo esse o método predominante da época.¹³Além disso, as bibliotecas públicas que, desde antes da guerra, vinham preservando documentos antigos como fontes históricas regionais — funcionando como instituições substitutas dos estabelecimentos de preservação de fontes históricas — adotavam métodos de organização semelhantes.¹⁴.
No entanto, esses métodos de organização também foram alvo de críticas e polêmicas.¹⁵Daikichi Irokawa critica os métodos de organização que destruíam a sobreposição e os conjuntos originais dos documentos guardados em baús (nagamochi) ou caixas de madeira, afirmando que "as fontes históricas não se revelam plenamente se não forem vistas de maneira integrada". Ele critica, assim, tanto os levantamentos por amostragem quanto os métodos de organização que partem imediatamente para a classificação por formato ou por assunto.¹⁶.
A observação de Irokawa reflete uma concepção que valoriza o chamado contexto, ou seja, identificar as relações entre os documentos e, a partir delas, esclarecer o contexto de produção de cada documento individual. Apesar dessa observação, os métodos de organização por formato, por assunto e por ordem cronológica continuaram sendo empregados, de modo que, nesse período, a elaboração de catálogos classificados por assunto e de catálogos em ordem cronológica passou a ser o eixo central da organização. Em suma, esse período caracterizou-se pela predominância de métodos de organização voltados ao conteúdo (cada documento individual), refletindo-se isso também na elaboração de catálogos que incorporavam esse enfoque, inclusive no próprio processo de classificação.
Por outro lado, deve-se destacar também, como um movimento importante desse período, o fato de que, a partir de meados da década de 1960, formou-se um grupo de estudos — centrado principalmente em membros do Shiryōkan do Ministério da Educação (posteriormente, Shiryōkan do Instituto Nacional de Literatura Japonesa) — que passou a reexaminar questões básicas relativas aos métodos de organização e de classificação, dando início, assim, aos estudos sobre organização arquivística.¹⁷.

-2. Segundo período

Como mencionado no início, o artigo de Yasuzawa, publicado em 1984, introduziu, pela primeira vez, a teoria arquivística estrangeira. No ano seguinte, foram publicadas duas obras: de um lado, a de Osamu Ōtō, que tratava da teoria e das técnicas de organização de fontes históricas e de elaboração de catálogos, com base em sua experiência na publicação do catálogo dos documentos da família Hatta (Hatta-ke monjo), de Matsushiro, em Shinshū; de outro, a de Masahito Andō, que relatava sua visita, entre agosto e setembro de 1984, a quatro países — Reino Unido, França, Alemanha Ocidental e Estados Unidos —, descrevendo a situação, nesses países, da organização e da elaboração de instrumentos de pesquisa nos arquivos nacionais, universitários, estaduais, privados, eclesiásticos e empresariais.¹⁸O artigo de Andō apresenta de forma detalhada os três princípios da arquivística — hoje amplamente conhecidos: o princípio de proveniência, o respeito à ordem original e a preservação da forma original — além de outras teorias fundamentais da disciplina. Em seguida, como resultado dos trabalhos do grupo de estudos de fontes históricas formado por membros do Shiryōkan do Instituto Nacional de Literatura Japonesa, foi publicada a obra Shiryō no Seiri to Kanri (Organização e Gestão de Fontes Históricas), apresentando um método de organização baseado na teoria ocidental; posteriormente,¹⁹em outra obra de Andō, foi proposto o método de arranjo em etapas (processamento faseado).²⁰O método de arranjo em etapas consiste em estabelecer quatro fases de levantamento — ① levantamento preliminar, ② levantamento de conteúdo, ③ análise estrutural e ④ utilização multifacetada — elaborando-se, para cada uma dessas fases, o respectivo instrumento de pesquisa correspondente: ① inventário sumário, ② catálogo de conteúdo, ③ catálogo básico e ④ diversos instrumentos de pesquisa.²¹.
Dentre essas etapas, no que diz respeito ao levantamento preliminar, em 1990 Nobuyuki Yoshida propôs o chamado método de registro do estado atual (genjō kiroku-hō), que consiste em documentar o estado de conservação dos materiais tal como se encontravam guardados em tabuleiros de anil (ai) ou em baús (nagamochi), elaborando-se, a partir disso, um catálogo simplificado.²²Historiadores e responsáveis pela compilação de histórias municipais levantaram dúvidas e questionamentos quanto à utilização dos resultados desse método de registro do estado atual, apontando, por um lado, o alto custo em tempo, pessoal e recursos financeiros exigido para o tratamento de um único conjunto documental e, por outro, se haveria de fato sentido em adotar esse tipo de registro no caso de conjuntos documentais que, como os documentos comunitários (kuyū monjo), já haviam passado pelas mãos de diversas pessoas ao longo do tempo.²³Por outro lado, como resultado da etapa de levantamento preliminar, foi também publicado um catálogo que valoriza o contexto, o Matsue-han Kōribugyōsho Monjo Mokuroku (Catálogo dos Documentos do Escritório do Magistrado Distrital do Domínio de Matsue).²⁴Além disso, em 1994, o Conselho Internacional de Arquivos (ICA) publicou a norma internacional de descrição ISAD(G) — Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, cuja aplicabilidade aos documentos antigos e aos documentos públicos japoneses foi também verificada por pesquisadores como Hideyuki Aoyama e Sachiko Morimoto.²⁵.
Depois disso, não houve avanços significativos entre o final da década de 2000 e a década de 2010; contudo, como resultado de um levantamento realizado sobre os documentos sob a guarda dos Arquivos Nacionais da Austrália, foi disponibilizado, em 2019, no site do Arquivo Nacional do Japão, o "Guia dos Registros de Empresas Nikkeis anteriormente custodiados pelos Arquivos Nacionais da Austrália" (2ª edição) — doravante, guia da empresa australiana.²⁶Esse guia foi elaborado e disponibilizado pelos Arquivos Nacionais da Austrália (National Archives of Australia) em relação aos registros — ou seja, documentos empresariais — de sucursais e escritórios na Austrália de mais de dez empresas nikkeis, confiscados pelo governo australiano no momento da eclosão da Guerra do Pacífico, constituindo tanto um guia que descreve o panorama geral do conjunto documental quanto uma lista de caixas (detalhes mais adiante). O guia da empresa australiana é um produto de um levantamento realizado sobre documentos já custodiados por uma instituição arquivística, o que constitui uma característica que o distingue do método de registro do estado atual e de seus produtos — método este cujo objetivo, até então, era registrar as condições de conservação diretamente no local, como na residência do detentor dos documentos.
A característica do segundo período pode ser resumida no fato de que, com a proposição do método de registro do estado atual, ao enfoque no conteúdo predominante no primeiro período somou-se um método de levantamento que passou a valorizar também as informações contextuais. Como resultado desse processo, os catálogos publicados também se transformaram, deixando de ser catálogos organizados por assunto ou por ordem cronológica para se tornarem catálogos que valorizam o contexto.

-3. Mudanças no levantamento preliminar e em seus produtos

Nas seções 1 e 2, foi possível observar o percurso dos métodos de organização desde o pós-guerra até 2019. Um dos pontos que merece destaque nesse percurso é o avanço do método de levantamento preliminar, tanto antes quanto depois da proposição do método de registro do estado atual. O levantamento preliminar, primeira etapa do método de arranjo em etapas, é definido como aquele que "registra, para cada recipiente original de guarda, o estado atual de armazenamento e disposição das fontes históricas, bem como o panorama geral do conjunto documental". Já o inventário resultante dessa etapa, o inventário sumário, tem como objetivo "o registro e a disponibilização de informações ambientais, como o estado de conservação, e de informações sobre o formato em nível de pequenos grupos documentais", devendo ser elaborado "utilizando-se, em conjunto, esboços (croquis) e fotografias para o registro".²⁷.
O levantamento preliminar realizado na década de 1990 consistia em registrar, no próprio local, o estado em que os documentos se encontravam guardados em depósitos (kura) ou na residência principal (omoya), bem como cada recipiente de guarda, atribuindo-lhes numeração e elaborando um catálogo simplificado — ou seja, tratava-se do método de levantamento por registro do estado atual.²⁸O levantamento preliminar realizado entre as décadas de 1990 e 2000, também em razão de se tratar de um período relativamente próximo à proposição do método de registro do estado atual, desenvolveu-se em meio a discussões sobre a forma como o levantamento in loco deveria ser conduzido. Como resultado, consolidou-se a ideia de que "levantamento preliminar" e "inventário sumário" corresponderiam, respectivamente, ao levantamento que registra o estado atual no próprio local e ao produto resultante desse levantamento.

Como já mencionado, nos últimos anos foi apresentado, como novo produto resultante do levantamento preliminar, o guia da empresa australiana.
Esse guia foi elaborado no formato de lista de caixas (box list), comumente encontrado em arquivos públicos de países europeus e norte-americanos. A lista de caixas é um inventário sumário elaborado por instituições arquivísticas em nível de caixa ou de arquivo/pasta (file) em que os documentos estão armazenados — ou seja, um instrumento de descrição registrado segundo um método de descrição coletiva em nível de caixa ou de arquivo/pasta.²⁹Por exemplo, o Finding Aid (instrumento de pesquisa) do National Archives and Records Administration (NARA, Arquivo Nacional dos Estados Unidos) é disponibilizado ao público na forma de "lista de caixas" (box list) e "lista de pastas" (folder list).³⁰.
O guia da empresa australiana consiste em uma lista de caixas elaborada com base no estado em que os documentos se encontram guardados em caixas próprias da instituição arquivística, registrando de forma relativamente detalhada, para cada caixa, os arquivos/pastas (files) ou conjuntos de documentos, o que a torna uma lista de caixas em nível suficiente para ser utilizada pelos usuários como instrumento de pesquisa.³¹Esse guia foi elaborado a partir de um método de levantamento aplicado a um acervo de 3.364 caixas, por meio de visitas técnicas realizadas algumas vezes ao ano, seguindo a diretriz de "não alterar, em princípio, o estado atual de armazenamento (...) e elaborar um inventário sumário simplificado por caixa (o chamado box list) (...)".³²A importância dos conjuntos e agrupamentos de documentos foi também proposta, nos últimos anos, por Tamotsu Kamijima, tomando como exemplo os documentos Tōji Hyakugō.³³Além da lista de caixas, esse guia dispõe também de um guia descritivo com informações contextuais, como o histórico organizacional e o histórico de atividades das empresas nikkeis. Sendo assim, pode-se afirmar que o guia da empresa australiana constitui uma lista elaborada em um formato que valoriza o contexto.
Dessa forma, é possível observar que os catálogos com registro de informações contextuais têm se diversificado nos produtos resultantes do levantamento preliminar — do relatório de registro do estado atual da História da Província de Chiba (Chiba-ken Shi) e do Matsue-han Kōribugyōsho Monjo Mokuroku até o formato de lista de caixas observado no guia da empresa australiana.

3. Sobre o Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (CENB)

Neste capítulo, apresenta-se um panorama geral do Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (CENB), bem como o histórico e o significado da organização dos documentos pessoais reunidos por essa instituição.

-1. Histórico da fundação do CENB

O Centro de Estudos Nipo-Brasileiros teve origem no Doyōkai (Grupo de Sábado), fundado em junho de 1946 por membros da intelectualidade da comunidade nikkei. O propósito desse grupo era "compreender a sociedade e a cultura do Brasil, país de destino da imigração japonesa, situar dentro dela a posição da comunidade nikkei e, a partir disso, construir novos ideais de vida e de ação", desenvolvendo atividades de caráter esclarecedor, como a publicação de uma revista. Posteriormente, um grupo de voluntários do Doyōkai fundou a Associação de Estudos Nipo-Brasileiros de São Paulo (Sociedade de Estudos Humanísticos), precursora do CENB. Essa associação tinha como objetivo "a compreensão da sociedade e da história brasileiras, bem como da comunidade nikkei", realizando reuniões de pesquisa periódicas e publicando os resultados em uma coletânea de estudos. Em março de 1965, com a dissolução dessa associação em prol de sua transformação institucional, foi fundado, como pessoa jurídica, o Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (CENB). Os objetivos de pesquisa do CENB são: ① a história da imigração japonesa no Brasil; ② a comunidade nikkei no Brasil; ③ a história do intercâmbio entre Brasil e Japão; ④ a transformação da cultura japonesa no Brasil; e ⑤ o estudo e a difusão da cultura japonesa.³⁴.

-2. Atividades de coleta de acervo

Desde sua fundação, o CENB vem coletando documentos pessoais deixados por imigrantes japoneses e por descendentes nikkeis, como papéis diversos, cartas e diários.
De acordo com a obra Jinbunken-shi: Han-seiki no Ayumi (História do CENB: Meio Século de Trajetória), na reunião extraordinária realizada em 1964 em preparação para a fundação do CENB, um dos objetivos estabelecidos foi "a coleta de fontes necessárias ao estudo da sociedade e da cultura brasileiras, bem como a coleta de fontes relativas ao período de confusão da colônia (korônia) logo após o fim da guerra, incluindo aquelas relacionadas ao grupo dos 'vencedores' (Kachigumi)".³⁵A partir da fundação, no ano seguinte, paralelamente à coleta de livros, passou-se também a receber documentos pessoais, cuja organização foi realizada, a partir da década de 1970, por diretores e membros de comissões especializadas vinculados ao próprio instituto. Não se sabe ao certo, quanto a esse período, quais eram as diretrizes de organização adotadas, nem se chegou a ser elaborado algum catálogo. Posteriormente, já na década de 2000, as atividades do instituto entraram em declínio, chegando a se cogitar seu fechamento; contudo, a partir da segunda metade dessa mesma década, o CENB passou a trilhar um caminho de retomada. Desde 2009, passou a receber bolsistas e pesquisadores externos e, a partir de 2016, também pesquisadores vindos do Japão por meio desse mesmo programa de bolsas, retomando-se, em decorrência disso, de forma mais ativa, o recebimento de documentos pessoais.
Com o envolvimento de pesquisadores tanto do Brasil quanto do Japão junto ao CENB, as informações sobre o acervo de documentos pessoais passaram a ser conhecidas entre pesquisadores japoneses das áreas de antropologia, sociologia e literatura, entre outras. No entanto, esses documentos vinham sendo utilizados em obras acadêmicas sem que houvesse, até então, uma organização científica desse material.³⁶.

-3. Histórico da organização dos documentos pessoais sob a guarda do CENB

Nesta seção, pretende-se examinar o histórico da organização dos documentos pessoais coletados pelo CENB.
Naohiro Nagao terá sido, provavelmente, o primeiro a publicar um catálogo elaborado após a organização de um dos conjuntos de documentos pessoais sob a guarda do CENB.³⁷Nagao realizou, em 2012, a organização do acervo Hisaichi Nireki, doado nesse mesmo ano. Não se sabe ao certo os detalhes de como essa organização foi conduzida, mas a lista resultante classifica os documentos contidos em quatro caixas de papelão em cinco categorias — "diários", "cadernos e blocos de notas", "cartas", "catálogos" e "livros" —, dispondo-os em ordem cronológica. Pode-se supor que tanto a classificação quanto a disposição cronológica tenham sido feitas intencionalmente por Nagao. Não fica claro se os itens registrados nessa lista correspondem à totalidade do acervo Hisaichi Nireki ou a uma seleção, tampouco qual conteúdo estava guardado em cada uma das caixas de papelão. Ainda assim, trata-se do primeiro artigo a catalogar e divulgar publicamente um conjunto de documentos pessoais sob a guarda do CENB.
Alguns anos após o trabalho de organização realizado por Nagao, foi conduzida a organização feita por Yūichi Aoki. Aoki tomou como objeto de pesquisa, no âmbito de um projeto financiado pelo Kakenhi (Grant-in-Aid for Scientific Research), dois conjuntos documentais, sendo um deles constituído por documentos pessoais sob a guarda do CENB.³⁸Nesse mesmo projeto Kakenhi, Aoki realizou um levantamento, com base em métodos da arquivística, sobre a totalidade dos conjuntos documentais do CENB. De acordo com o relatório, até setembro de 2016, o acervo era constituído por doações de 17 pessoas — incluindo conjuntos de proveniência desconhecida —, totalizando 131 caixas de armazenamento³⁹e 45 caixas de papelão, tendo sido elaborado, para cada caixa, um inventário sumário (doravante, catálogo Kaken). O catálogo Kaken registra informações como o local de guarda, a proveniência, o número e o formato das caixas e a quantidade aproximada de documentos, podendo-se afirmar que se trata de um catálogo que revelou o panorama geral dos documentos pessoais sob a guarda do CENB.

-4. Significado da organização dos documentos pessoais sob a guarda do CENB

Já se passaram mais de 110 anos desde a primeira leva de imigrantes do navio Kasato Maru, em 1908, e estima-se que a população nikkei atualmente some cerca de 2 milhões de pessoas.⁴⁰.
Na comunidade nikkei do Brasil, a realidade atual é que o número de pessoas capazes de ler, escrever e falar japonês vem diminuindo a cada geração. Os materiais escritos em japonês pelos antepassados, preservados em residências particulares ou nas comunidades locais, têm sido descartados e desaparecido de forma contínua, já que seu conteúdo permanece incompreensível para os nikkeis que dominam apenas o português. Em contrapartida, nos núcleos de colonização no interior do Brasil, é comum a publicação de memórias pessoais de imigrantes, bem como de históricos e de publicações comemorativas de núcleos coloniais e associações; no entanto, não existe uma estrutura adequada para a organização e a utilização das fontes primárias que embasam esses registros. Por outro lado, embora os estudos acadêmicos sobre a comunidade nikkei sejam ativamente conduzidos por sociólogos e estudiosos de literatura tanto no Japão quanto no Brasil, praticamente não há pesquisas históricas baseadas em fontes primárias, de modo que essa comunidade carece, até o momento, de um devido posicionamento no âmbito da historiografia de ambos os países.
Como já mencionado, o CENB tem recebido ativamente documentos de indivíduos e de entidades desde os primeiros anos após sua fundação. No entanto, por muito tempo esses documentos permaneceram sem organização, sendo utilizados apenas por pesquisadores que conheciam a localização de parte desse material, sem que houvesse uma estrutura que permitisse o acesso a qualquer pessoa interessada.
Diante desse quadro, é inegável a relevância de se organizar esses documentos por meio de métodos da arquivística — de modo a atender tanto pesquisadores quanto usuários individuais — e de disponibilizá-los de forma equitativa ao público, contribuindo, assim, para diversas pesquisas e para a publicação de obras tanto no Japão quanto no Brasil.

4. A relação entre contexto, inventário sumário, lista de caixas e guia

Neste capítulo, pretende-se verificar a relação entre o contexto dos documentos pessoais e o inventário sumário, a lista de caixas e o guia.
É desnecessário dizer que, na arquivística, o contexto constitui um dos elementos fundamentais. Neste artigo, a definição de contexto para os documentos pessoais consiste em esclarecer "a fundação e a história da entidade produtora, o conteúdo de suas atividades e a situação de sua guarda e gestão".⁴¹Disponibilizar essas informações aos usuários constitui uma das grandes funções do arquivista.
À medida que se avança no arranjo em etapas, obtêm-se, em cada fase, informações relativas ao contexto. Nas etapas iniciais, essas informações provêm do registro do estado atual — como o local de guarda dos documentos, a condição dos recipientes e os agrupamentos e conjuntos formados entre os documentos —; já na etapa posterior, de elaboração do catálogo em nível de item, provêm do próprio conteúdo dos documentos ou de suportes e elementos alheios aos documentos.
As informações contextuais obtidas dessa forma podem, por serem produzidas de modo faseado, ser fragmentárias, parciais ou apresentar pouca profundidade. O suporte que reflete essas informações é o catálogo correspondente a cada etapa.⁴²Por exemplo, o catálogo em nível de item é aquele que reflete informações concretas relativas a cada documento individual.
No que diz respeito ao inventário sumário discutido neste artigo, trata-se de um catálogo que reflete a informação relativa às relações entre os documentos (quanto à lista de caixas, ver "Considerações finais"). Por relações entre os documentos entende-se os agrupamentos e conjuntos de documentos, bem como as relações dentro de um mesmo arquivo/pasta (file) ou entre arquivos/pastas distintos. Já o guia é o instrumento que descreve, de forma abrangente, a história e as atividades da entidade produtora do conjunto documental, bem como as informações consideradas necessárias ao usuário para a utilização desse conjunto. Essas informações servem também como base para que o usuário possa esclarecer com mais detalhe o conteúdo das atividades da entidade produtora, e considera-se que, ao consultar a lista de caixas com base nelas, aprofunda-se igualmente a compreensão das relações entre os documentos.
Sendo assim, o catálogo é o suporte que reflete as informações contextuais: o inventário sumário fornece as relações entre os documentos, enquanto o guia fornece as informações contextuais necessárias ao usuário para a utilização do conjunto documental. Pode-se afirmar, portanto, que existe essa relação de complementaridade entre contexto, inventário sumário e guia.

5. Definição do problema de pesquisa

Como mencionado no Capítulo 3, é evidente a necessidade de se elaborar e disponibilizar publicamente um catálogo dos documentos pessoais sob a guarda do CENB, também em benefício das pesquisas sobre a comunidade nikkei do Brasil. Mas que tipo de catálogo deveria, então, ser elaborado?
Os produtores e destinatários dos documentos sob a guarda do CENB, dentro da comunidade nikkei brasileira, são pessoas com diferentes graus de notoriedade, com profissões e atividades das mais variadas, incluindo tanto indivíduos que atuaram nos primeiros núcleos de colonização logo após a chegada do Japão quanto aqueles que, a partir daí, migraram e passaram a atuar em outras regiões. As atividades dessas pessoas são, em muitos casos, praticamente desconhecidas no âmbito da comunidade nikkei ou, quando conhecidas, o são apenas parcialmente. Assim sendo, elaborar e disponibilizar publicamente um catálogo que descreva, a partir dos documentos por elas produzidos e recebidos, informações capazes de esclarecer parte do conteúdo dessas atividades é algo de grande importância para que os usuários compreendam tanto o conjunto documental quanto os documentos individuais. Considerando-se que, no CENB, os documentos já se encontram guardados em caixas, entende-se que a lista de caixas — elaborada em nível de caixa — constitui o formato mais adequado. Como a lista de caixas registra as relações entre arquivos/pastas (files) e entre múltiplos arquivos/pastas, pode-se dizer que ela corresponde, no modelo hierárquico da ISAD(G), ao nível de arquivo/pasta (file level). Além disso, a situação atual é a de que também não são muitos os estudos que tratam de catálogos nesse nível de arquivo/pasta.⁴³.
Além disso, ao se elaborar também um guia complementar, torna-se possível representar o panorama geral da história e das atividades de cada indivíduo ou entidade. E, ao consultar e pesquisar a lista de caixas com base nesse guia, o usuário passa a ter condições de compreender de forma mais aprofundada tanto o contexto de produção quanto o conteúdo dos documentos.
Assim, diante da questão de que tipo de catálogo deveria ser elaborado, o objetivo deste artigo consiste em examinar os itens e o conteúdo descritivo tanto da lista de caixas quanto do guia, elaborar, com base nos documentos pessoais sob a guarda do CENB, um guia e uma lista de caixas, e discutir sua eficácia. Especificamente, trata-se de verificar a utilidade da elaboração da lista de caixas, para que tipos de acervos arquivísticos ela se mostra eficaz, e qual é a sua posição dentro do levantamento preliminar.
Cabe ressaltar, por fim, que este artigo se propõe a ser um estudo prático sobre o método de arranjo em etapas, entendendo o autor que um de seus produtos é justamente o catálogo (neste artigo, a lista de caixas). Embora, ao longo da argumentação, o foco recaia por vezes sobre o catálogo, isso se dá por tratá-lo como um dos resultados do processo de organização; adverte-se, desde já, que não será discutida, neste artigo, a relação custo-benefício do referido método de arranjo.

6. Elaboração da lista de caixas dos documentos pessoais sob a guarda do CENB

-1. Problemas do catálogo Kaken e diretrizes do presente trabalho de organização

Neste capítulo, após apontar os problemas do catálogo Kaken elaborado por Aoki, pretende-se discutir, com base nesses problemas, as diretrizes adotadas na elaboração da lista ora produzida (doravante, a lista do CENB).
O catálogo Kaken (ver Tabela 1) tem como objetivo "elaborar dados que contribuam, ao menos, para a disponibilização mínima de consulta", registrando, em nível de caixa, itens como "localização, número da caixa, formato do recipiente, informação de proveniência, resumo do acervo e quantidade por formato"⁴⁴.
Ao se examinar esse catálogo, observa-se que os títulos dos documentos guardados em cada caixa, ou os títulos coletivos, são registrados no campo de resumo do acervo, o que possibilita, até certo ponto, a realização de buscas nos documentos. No entanto, podem-se apontar três problemas: primeiro, o campo de informação de proveniência não é preenchido para todas as caixas; segundo, nas caixas que contêm documentos de diversos tipos, o número de títulos registrados é reduzido em relação à quantidade aproximada calculada; e terceiro, há muitos campos de data deixados em branco. Presume-se que a determinação da proveniência dos conjuntos documentais e a datação não tenham recebido a devida atenção em razão das limitações de tempo próprias de um levantamento realizado no exterior.

Tabela 1 — Catálogo Kaken (trecho)

Sala	Localização	N° da caixa	Formato do recipiente	Informação de proveniência	Resumo do acervo	年代	Suporte/Formato	Quantidade	Observações
Biblioteca	Prateleira 1, parte superior	8	FB	(5 notas de conteúdo)	Documentos relativos à solicitação de subvenção do fundo comemorativo da Exposição Universal (1975) / revista O Cruzeiro (edição comemorativa da visita do Príncipe Herdeiro ao Brasil, 1967) / matéria em memória de Zenpachi Andō (1983) / recortes de artigos em português relacionados à Liga Shindō Renmei (décadas de 1940–50) / material em português da palestra especial do CENB "A imigração japonesa na história contemporânea do Brasil" (1982)	décadas de 1940–80	Grampeado, preso com clipe, solto, pasta de papel, revista, CD, fotografia, envelope	aprox. 80 itens
Biblioteca	Prateleira 2, parte superior	2	FB	Materiais sobre a história do campo de treinamento agrícola Emboi (Goga Masuda)	Rascunho de manuscrito, lista de endereços de pessoas relacionadas, cópia de documento de órgão público (Japão), Boletim dos Ex-Alunos / ① conjunto em saco plástico: lista de endereços de pessoas relacionadas (1948), boletim da associação Emboi (1954), notas de pesquisa, boletim dos ex-alunos (1936), rascunhos de manuscrito, entre outros; ② em saco plástico: lista de destinatários de "História do Campo de Treinamento Emboi"; ③ pasta de papel: notas de estruturação editorial, repercussão após a publicação / "Associação de Ex-Alunos do Campo de Treinamento Agrícola" (registro, 1935)		Solto, em saco plástico, pasta de papel, caderno	3 maços (aprox. 300 itens)
Biblioteca	Prateleira 2, parte superior	4	FB	Materiais relacionados ao campo de treinamento Emboi (Goga Masuda)	Recortes de jornal relacionados ao Emboi (envelope): japonês e português (década de 1980), anotações, arte-final de ilustrações / material Emboi (pasta plástica): matérias de jornal, carta endereçada a Shūichi Masuda, material do 50º aniversário (década de 1980) / rascunho da história do Emboi (envelope): ata da assembleia geral (exercício de 1974), manuscrito à mão / material dos Kōtakusei (envelope): boletim, lista de associados (1981) / Instituto de Pesquisa Emboi – sobre as mudas de castanha do ano de 1979 (envelope): "Características das variedades japonesas de castanha distribuídas em 1979", Boletim nº 4 da Associação Emboi (1958), matéria do 60º aniversário do Emboi (1991) / "Castanhas, uvas e o Sr. Usui" (envelope): recorte de jornal (1970), balanço financeiro do instituto, material da assembleia geral		Envelope, pasta plástica	6 maços (aprox. 300 itens)

Cabe, aqui, confirmar as condições do presente trabalho. Os documentos objeto de organização são, como já mencionado, os conjuntos de proveniência desconhecida e os documentos doados por 17 pessoas, totalizando 131 caixas de arquivo e 45 caixas de papelão, além de aproximadamente 500 exemplares de jornais em língua japonesa publicados no Brasil e já extintos, encontrados durante o levantamento preliminar no escritório da instituição, e de cerca de 2.000 documentos institucionais do CENB — como livros contábeis e atas de reuniões — referentes ao período das décadas de 1970 a 2000. A quantidade aproximada do total é de 100.000 itens. O período de trabalho foi de dois anos, tendo sua execução ficado a cargo exclusivamente do autor.⁴⁵.
Sob essas condições, o objetivo do trabalho de organização consistiu em resolver os três problemas identificados no catálogo Kaken e, ao mesmo tempo, produzir um instrumento de pesquisa apto a atender às necessidades de busca dos usuários.
Com base nesses três problemas, foram estabelecidas as seguintes diretrizes de registro. Primeira: descrever as relações entre os documentos, na medida do que puder ser identificado. Segunda: determinar, na medida do possível, a proveniência dos conjuntos documentais, a partir do conteúdo dos documentos e dos registros de recebimento. Terceira: registrar os documentos respeitando os agrupamentos e a ordem interna dos arquivos/pastas (files), e, no caso de documentos isolados, registrá-los em nível de item. Quarta: registrar mais da metade dos documentos contidos em cada caixa. Quinta: elaborar também um guia.

-2. Elaboração da lista de caixas

Com base nas diretrizes de registro mencionadas acima, foram estabelecidos, na lista de caixas, seis campos: proveniência, número da caixa, título coletivo, intervalo cronológico, formato e estado de conservação.⁴⁶Dentre esses campos, os que constituem os pontos centrais da elaboração da lista de caixas são, provavelmente, o título coletivo, o intervalo cronológico e o formato. A seguir, pretende-se discorrer detalhadamente sobre esses três campos.

[Campo do título coletivo]

Nesse campo, foram registrados os títulos dos arquivos/pastas (files), dos conjuntos e dos documentos isolados (título constante da lombada, cabeçalho do documento, etc.), acrescentando-se, entre parênteses e conforme necessário, subtítulos, as relações entre os documentos, a data ou o intervalo cronológico, o número de envelopes e a quantidade de unidades.
O título coletivo foi registrado de modo a preservar a ordem em que os documentos se encontravam guardados na caixa, seja por conjunto de arquivos/pastas (files), atados com barbante, agrupados em envelope, ou como documento isolado. Nos casos em que se identificou haver relação entre os documentos, o conjunto foi examinado em sua totalidade antes de se atribuir um título do tipo "relativo a [...]"; quando esse mesmo conjunto se estendia por diversos arquivos/pastas, adotou-se a mesma formulação de título para todos eles, o que permite expressar a relação existente entre esses arquivos/pastas. Para esclarecer as relações entre os documentos reunidos em um mesmo arquivo/pasta, recorreu-se tanto ao "método de análise estrutural interna" (naibuteki kōzō bunseki-hō) — que parte do conteúdo descrito no próprio documento ou em outros documentos relacionados — quanto ao "método de análise estrutural externa" (gaibuteki kōzō bunseki-hō) — que parte de fontes correlatas, incluindo outros conjuntos documentais e obras já publicadas, alheias ao próprio conjunto em questão.⁴⁷.
Além disso, nos casos em que se sucedem títulos coletivos do tipo "relativo a [...]", foram acrescentados subtítulos a alguns deles, a fim de evitar a confusão na busca decorrente da semelhança entre os títulos. Trata-se de uma medida adotada em razão de que, havendo diversos arquivos/pastas produzidos no âmbito de uma mesma atividade, a repetição do mesmo título dificultaria a busca por parte do usuário.
A título de exemplo concreto, tomemos o catálogo da caixa 3 do acervo Kiyoshi Kawazoe.⁴⁸Embora os detalhes desse conjunto documental e de seu conteúdo sejam aqui apenas resumidamente mencionados, entre os documentos produzidos e recebidos por Kawazoe no exercício de suas funções, encontra-se um número considerável de papéis relativos à alienação, após sua morte, das terras que Hachisaburō Hirao⁴⁹— político do período pré-guerra e fundador da Escola Kōnan — possuía no distrito de Cerrote (também pronunciado Cerrotte ou Serrote), no município de Registro, estado de São Paulo. Não se sabe ao certo nem as circunstâncias em que Hirao adquiriu as terras nesse distrito, nem os detalhes de como a documentação relativa à sua alienação chegou às mãos de Kawazoe.
Ao observar a Tabela 2, verifica-se que os documentos relativos à alienação das terras que pertenciam a Hirao encontram-se reunidos em conjunto. Esses documentos estavam guardados em arquivos/pastas (files) ou em envelopes, cujas inscrições na capa apresentam, principalmente, quatro variações: ① "Cerrote"; ② "Terras de Cerrote" (Cerrote Kōchi); ③ "Documentos contábeis das terras de Hirao" (Hirao Kōchi Kaikei Shorui); e ④ ausência de inscrição.
Ao registrar esses títulos coletivos, considerou-se apropriado atribuir, a todos os documentos relacionados a esse assunto, o título "Relativo às terras de Hirao" (Hirao Kōchi Kankei), mesmo nos casos em que o envelope não apresentava inscrição alguma na capa. Isso porque, tratando-se de documentos produzidos no âmbito de uma mesma atividade, atribuir-lhes um mesmo título facilita a utilização; ao contrário, títulos distintos tornariam a titulação dispersa, dificultando a compreensão do contexto de produção. Feito isso, o acréscimo, no subtítulo, dos termos correspondentes às inscrições ① a ③ permite distinguir melhor os documentos dentro do catálogo. Assim, os títulos coletivos ① a ④ foram todos registrados como "Relativo às terras de Hirao". Ao se atribuir o subtítulo, nos casos em que havia uma inscrição como "documentos contábeis" (caso ③), essa mesma inscrição foi mantida; já quando o conteúdo dos documentos reunidos abrangia temas variados, identificou-se o conteúdo predominante — ou seja, que ocupasse mais da metade do total — e esse foi o termo adotado. O critério de "mais da metade do total" corresponde à aplicação, também no nível do arquivo/pasta, da mesma diretriz de registro mencionada anteriormente.
Quanto ao intervalo cronológico registrado no subtítulo, para os documentos reunidos sob um mesmo título coletivo, foram indicados o ano mais antigo e o ano mais recente dentro do que pôde ser confirmado. Nos casos em que a data exata do documento era conhecida, essa data foi registrada; quando apenas era possível estimar aproximadamente o período, procedeu-se, na medida do possível, à datação por década. Procurou-se, além disso, refletir a situação real dos documentos contidos na caixa. Por exemplo, no caso de dez cadernos de diário guardados na caixa, havendo interrupções por anos faltantes, o intervalo cronológico não foi registrado simplesmente como o ano mais antigo e o mais recente, mas sim de acordo com os anos efetivamente correspondentes aos diários existentes (ver Tabela 3).
Quanto ao número de envelopes, os documentos cujo estado de conservação foi considerado inadequado — em razão do grau de oxidação do papel, de danos, entre outros fatores — foram transferidos para envelopes de papel neutro (ácido-free). Nos casos em que, por não caberem em um único envelope, os documentos precisaram ser divididos entre vários envelopes, tanto o número de envelopes quanto a quantidade aproximada do conjunto de documentos foram registrados (ver a parte central da Tabela 2).

Tabela 2 — Acervo Kiyoshi Kawazoe, caixa 3

Proveniência	N° da caixa	Título coletivo	Intervalo cronológico	Formato	Quantidade aproximada	Resumo
河添清 Kiyoshi Kawazoe	3	Relativo às terras de Hirao (1954, 2 itens); Relativo às terras de Hirao (procuração); Relativo às terras de Hirao (procuração, 1938, 2 itens); Relativo às terras de Hirao (procuração, 1938, 2 itens); Relativo às terras de Hirao (procuração, 2 itens, 1930); Anotações (2 itens, incluindo documento em 10 cláusulas, 1959); Relativo às terras de Hirao (décadas de 1930–1950, aprox. 100 itens, 5 envelopes); Relativo às terras de Hirao (consultas a advogado, entre outros, aprox. 20 itens); Relativo às terras de Hirao (década de 1950, 4 itens); Relativo às terras de Hirao (aprox. 5 itens, década de 1950); Relativo às terras de Hirao (aprox. 20 itens, década de 1950); Relativo às terras de Hirao (aprox. 30 itens); Relativo às terras de Hirao (décadas de 1930–1950, aprox. 50 itens)	Décadas de 1930– 1950	Folha avulsa, grampeado, arquivo/pasta (file)	aprox. 240 itens

Tabela 3 — Acervo Masuji Kiyotani, caixa 16 e 17

Proveniência	N° da caixa	Título coletivo	Intervalo cronológico	Formato	Quantidade aproximada	Resumo
清谷益次 Masuji Kiyotani	16	Diários (julho a dezembro de 1975; outubro de 1972 a junho de 1975; outubro de 1969 a março de 1971; 1978)	1969– 1978	Caderno de diário	4 volumes
清谷益次 Masuji Kiyotani	17	Diários (janeiro a dezembro de 1985; janeiro a dezembro de 1982; janeiro de 1950 a janeiro de 1952; janeiro a dezembro de 1999; janeiro de 1988 a dezembro de 1990)	1950– 1999	Caderno de diário	5 volumes

[Campo do intervalo cronológico]

No campo do intervalo cronológico, foram registrados, com base na situação real do conjunto de documentos existente na caixa, o ano mais antigo e o ano mais recente. Ou seja, ao se registrar, no subtítulo do campo do título coletivo, o ano mais antigo e o mais recente de cada documento, tornou-se possível apreender o intervalo cronológico do conjunto de documentos da caixa como um todo. Por essa razão, em algumas caixas, foram utilizadas em conjunto tanto datas reais quanto datas estimadas.

[Campo do formato]

No campo do formato, foi registrado o formato dos documentos em relação ao conjunto total existente na caixa. Como o papel utilizado no Brasil apresenta formato e modo de encadernação diferentes dos documentos japoneses, os termos empregados nos campos de formato dos catálogos japoneses mostraram-se inadequados, sendo também difícil estabelecer uma nova terminologia específica. Optou-se, assim, por utilizar expressões o mais simples e intuitivas possível: "folha avulsa" (isshi) para documentos de folha única; "folha avulsa, grampeada" (isshi, hotchikisu-dome) quando havia diversas folhas unidas por grampo; e, para os demais casos, termos como "arquivo/pasta" (file), "caderno", "jornal" (ou "recorte de jornal"), "papel de carta", "cartão-postal", "fotografia", entre outros. Registrou-se, contudo, principalmente o formato dos documentos que foram incluídos no título coletivo.

Foram, assim, apresentados os campos e o respectivo conteúdo registrado. Uma característica da lista do CENB é o fato de o campo do título coletivo priorizar as relações entre os documentos, registrando as informações consideradas minimamente necessárias à compreensão do contexto. O objetivo, com isso, é permitir que o usuário, ao realizar uma busca, possa ter uma ideia concreta do contexto em que os documentos foram produzidos. No entanto, quanto ao conteúdo a ser registrado no campo do título coletivo, ainda é necessário, no futuro, verificar com mais precisão o que deveria efetivamente ser descrito.

7. Sobre o guia

-1. Histórico dos estudos precedentes e definição do problema

Com base nas diretrizes de organização mencionadas anteriormente, foi também elaborado um guia. O guia é um dos instrumentos de pesquisa que fornece ao usuário as informações necessárias para a compreensão do conjunto documental, descrevendo a genealogia ou a biografia resumida do indivíduo ou da entidade produtora e acumuladora do acervo, bem como a quantidade, o período, as circunstâncias de formação e transmissão do acervo, e a estrutura do conjunto documental. Neste artigo, esse instrumento será denominado guia.⁵⁰.
Ao se observar a história dos estudos precedentes, a obra Shiryō no Seiri to Kanri (Organização e Gestão de Fontes Históricas) terá sido, provavelmente, a primeira a apontar a necessidade de se fornecer aos usuários informações de orientação para a utilização do acervo, ainda que não no mesmo sentido exato de "guia".⁵¹Essa obra aponta três tipos de orientação ao usuário: "orientação sobre as instalações e os serviços", "orientação sobre os métodos de utilização" e "orientação sobre as fontes históricas custodiadas". Como exemplo desse último tipo, cita o "Guia de Utilização" (Riyō no Tebiki) dos Arquivos Provinciais de Hokkaido e o "Catálogo Descritivo dos Documentos do Arquivo Geral da Província de Kyoto" (então denominado Kyoto Furitsu Sōgō Shiryōkan). Já nos países ocidentais, o guia existe como um dos instrumentos de pesquisa desde a década de 1940, tendo sido elaborados guias correspondentes a cada nível hierárquico de descrição.⁵².
Posteriormente, com a publicação, pelo ICA, da Declaração de Princípios Relativos à Descrição Arquivística (1992) — os chamados Princípios de Madrid — e da ISAD(G) — Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (1994), a descrição em cada nível hierárquico passou a ser padronizada. No Japão, Andō terá sido o primeiro a tratar do guia correspondente a cada nível hierárquico, apresentando-o em forma de diagrama, como instrumento de pesquisa de cada nível: "guia simplificado do acervo (panorama por conjunto documental)" e "guia detalhado do acervo (guia por série)".⁵³Como exemplo concreto disso, tem-se o Shiryōkan Shūzō Shiryō Sōran (Catálogo Geral dos Acervos do Shiryōkan),⁵⁴considerado o primeiro guia de fato elaborado com base na ISAD(G). Sakaguchi, por sua vez, afirma que o guia (denominado, em seu artigo, "descrição do acervo") deve conter os seguintes elementos: ① a genealogia ou biografia resumida da entidade produtora do acervo (município, empresa, família, indivíduo etc.); ② o período abrangido pelos documentos; ③ as circunstâncias de transmissão e recebimento do acervo; ④ o sistema de classificação (organização) do conjunto documental; ⑤ observações relevantes para a utilização; e ⑥ a descrição de fontes correlatas.⁵⁵.
Atualmente, no Japão, há 26 instituições arquivísticas que disponibilizam guias em seus respectivos sites.⁵⁶Algumas dessas instituições seguem a ISAD(G) ou a utilizam como base, embora com métodos de descrição distintos entre si. No entanto, na maioria das demais instituições, o conteúdo consiste em explicações voltadas à produção agrícola das aldeias e aos senhores feudais do período Edo, ou em descrições de caráter histórico e introdutório sobre as fontes. Diante disso, pode-se afirmar que a elaboração de guias ainda não se consolidou plenamente entre as instituições arquivísticas japonesas.
Diante desse quadro, o objetivo deste capítulo consiste em examinar, para a elaboração do guia a ser disponibilizado junto à lista do CENB, um conteúdo descritivo alinhado à teoria arquivística, apresentando um exemplo concreto de aplicação. Para tanto, o ideal seria seguir integralmente a ISAD(G); contudo, havendo limitações de espaço no site ou na publicação, torna-se necessário identificar, dentre os elementos da ISAD(G), aqueles minimamente indispensáveis para a descrição. É sobre esse caso que se pretende discorrer neste capítulo.

-2. Elaboração do guia

O guia é o texto de apresentação que o usuário encontra em primeiro lugar ao entrar em contato com um conjunto documental. Ao ler o guia, o usuário pode ter uma ideia de em qual conjunto documental é provável encontrar o documento que procura, ou passar a se interessar por um determinado conjunto a partir da própria leitura do guia; trata-se, assim, de um espaço que fornece ao usuário uma fonte básica de informação. Considera-se, ainda, que a leitura do guia, associada à busca nos documentos, facilita a compreensão tanto do significado dos conjuntos de documentos quanto do contexto de sua produção, sendo, portanto, um instrumento relevante para a apreensão do conjunto documental como um todo. Por outro lado, para quem realiza a organização dos documentos, não é tarefa fácil obter, já na etapa do levantamento preliminar, informações detalhadas — como o conteúdo das funções exercidas pelo produtor — por meio do método de análise estrutural interna.
Do ponto de vista do contexto, a descrição necessária no guia seria, provavelmente, a história da família que recebeu e preservou os documentos, as circunstâncias de sua transmissão, e os cargos e atividades exercidos pelos sucessivos chefes de família. Essas informações são particularmente úteis ao usuário no caso de catálogos como a lista de caixas, que privilegiam os conjuntos e agrupamentos de documentos. No entanto, do ponto de vista de quem realiza a organização, como não é possível efetuar uma análise detalhada do conteúdo dos documentos já na etapa do levantamento preliminar, torna-se difícil apresentar de forma pormenorizada as atividades relacionadas a cada cargo. Em suma, parte-se do pressuposto de que o guia associado à lista de caixas é elaborado com base nas informações obtidas no próprio processo do levantamento preliminar, resultando, portanto, em um conteúdo descritivo correspondente a esse nível. Considera-se realista, então, a diretriz de que, à medida que a organização avança, as novas informações obtidas sejam acrescentadas e revisadas conforme necessário.
O guia do CENB (ver Tabela 4) foi elaborado em estilo formal escrito, tomando como referência os elementos da ISAD(G), o conteúdo de guias anteriormente elaborados pelo autor em outras instituições, e as limitações de espaço do site. O conteúdo descritivo específico compreende: ① o nome do conjunto documental; ② a quantidade aproximada; ③ o intervalo cronológico; ④ as circunstâncias de transmissão; ⑤ a história, os cargos e as atividades da entidade produtora do acervo; e ⑥ os documentos ou conjuntos documentais relativos às atividades representativas.
A esses elementos, acrescentou-se também, na medida do que pôde ser esclarecido, o local de origem no Japão, as atividades desenvolvidas no Japão e o ano de vinda ao Brasil da pessoa que dá nome ao conjunto documental. Isso porque, considerando-se a relação entre essa pessoa e o Japão — se se trata de um imigrante japonês ou de um descendente nikkei nascido no Brasil —, característica própria dos documentos pessoais sob a guarda do CENB, considerou-se que essa informação é necessária para que o usuário compreenda tanto o contexto quanto o conteúdo dos documentos. O método de coleta das informações descritas no guia segue, assim como no campo do título coletivo, na medida do possível, tanto o método de análise estrutural interna quanto o método de análise estrutural externa.⁵⁷.

Tabela 4 — Guia (acervo Hidekazu Masuda; acervo Masuji Kiyotani)

Nome do acervo	Intervalo cronológico	Título coletivo	Quantidade aproximada
増田秀一 Hidekazu Masuda	décadas de 1930–1990	Trata-se de um conjunto de documentos produzidos e recebidos pelo próprio Masuda. Foi um dos primeiros formandos (1ª turma) do campo de treinamento agrícola Emboi, tendo posteriormente participado da fundação do Instituto de Pesquisa Emboi. O acervo reúne documentos relativos ao referido campo de treinamento e ao instituto, documentos relacionados à compilação da história do campo de treinamento Emboi, além de documentos ligados ao haikai, hobby pessoal de Masuda.	aprox. 1.170 itens
清谷益次 Masuji Kiyotani	décadas de 1930–2010	Trata-se de um conjunto de documentos produzidos e recebidos pelo próprio Kiyotani. Emigrou para o Brasil em 1926, tendo atuado como conselheiro, entre outras funções, na Central de Cooperativas Agrícolas do Sul do Brasil (ligada ao jornal Paulista Shimbun) e neste instituto de pesquisa. Atuou também como poeta e escritor, tendo participado da edição da revista Yashi no Ki (Coqueiro) e integrado a comissão de seleção do Prêmio Literário Paulista. O acervo reúne, além de cartas e diários do próprio Kiyotani, materiais relacionados à sua produção literária — como tanka, haicais e ensaios —, bem como recortes de jornal e fotografias correlatas.	aprox. 3.300 itens

8. Comparação entre a lista do CENB e o guia da empresa australiana

Neste capítulo, pretende-se comparar a lista do CENB com a lista de caixas revisada (re-box list) do guia da empresa australiana, discutindo as diferenças entre elas.
O primeiro ponto é que a lista do CENB registra, no campo do título coletivo, as relações entre os documentos. Por "relações entre os documentos" entendem-se dois tipos de relação: a existente entre os diversos itens — sejam eles cadernos ou folhas avulsas — reunidos dentro de um mesmo arquivo/pasta (file), e a existente entre arquivos/pastas distintos que se relacionam entre si. Nos casos em que há arquivos/pastas relacionados que se estendem por diversos volumes, a uniformização da formulação do título expressa e evidencia essa relação entre eles. Já no guia da empresa australiana, não há esse tipo de notação para expressar tais relações, tampouco há menção a esse respeito em suas convenções (legenda).⁵⁸O campo de título está dividido em duas colunas, uma em inglês e outra em japonês; observando-se em detalhe, verifica-se que, ao se atribuir um título provisório ou ao se complementar o conteúdo, é utilizada a expressão "relativo a [...]". Essa expressão, contudo, tem por finalidade complementar o conteúdo do documento, e não indicar a relação entre documentos. Nesse ponto, o guia da empresa australiana se diferencia da lista do CENB.
O segundo ponto é a diferença de formato: registro em nível de caixa versus registro em nível de unidade. Essa diferença manifesta-se de forma mais evidente na clareza visual e na forma de indicação da quantidade e da quantidade aproximada.
Em primeiro lugar, no guia da empresa australiana, é atribuído um número a cada unidade, reservando-se um campo específico para cada uma delas. A unidade é definida como a unidade de descrição do catálogo, na qual "(...) o interior da caixa é organizado, respeitando-se a ordem original, em agrupamentos provisórios (unidades) conforme necessário (...)".⁵⁹Em contrapartida, na lista do CENB, reserva-se um campo por caixa, registrando-se, entre parênteses, como subtítulo do título de cada conjunto (unidade, no mesmo sentido de unit), informações como conteúdo, intervalo cronológico e quantidade aproximada. Como essa lista concentra as informações de cada conjunto no próprio campo do título coletivo, quando o volume de itens registrados aumenta, essas informações se sucedem umas às outras, o que inevitavelmente confere certa sensação de complexidade visual. Nesse aspecto, o guia da empresa australiana transmite uma impressão de maior clareza visual.
Por outro lado, quanto à indicação da quantidade aproximada, como o guia da empresa australiana registra as informações em nível de unidade, não há descrição do intervalo cronológico ou da quantidade por caixa. No guia da empresa australiana (Parte 2, descrição em série dos registros das empresas nikkeis), o intervalo cronológico é indicado para o conjunto documental como um todo, mas, quanto à quantidade, registra-se apenas o volume total do acervo, em termos de metragem linear de estantes (shelf length) e número de caixas, sem indicação de quantidade aproximada por unidade. A quantidade nesse guia refere-se à "dimensão de cada unidade",⁶⁰expressa em unidades como "vol (volume), bdl (bundle, maço), file (arquivo/pasta), item (item) e cm (espessura)". Já na lista do CENB, a quantidade de cada conjunto é registrada no subtítulo, e também é calculada a quantidade aproximada da caixa como um todo. Pode-se, certamente, discutir se seria necessário apurar a quantidade aproximada já na etapa da lista de caixas. No entanto, do ponto de vista da definição de diretrizes após a elaboração da lista de caixas (detalhada mais adiante), esse cálculo apresenta a vantagem de poder ser utilizado na elaboração de futuros planos de organização. Esses dois pontos constituem as principais diferenças entre a lista do CENB e o guia da empresa australiana.

9. Sobre a eficácia da lista de caixas

A seguir, discorrerei sobre a eficácia da lista de caixas.
O primeiro ponto é que, ao se elaborar a lista de caixas, torna-se possível oferecê-la como instrumento de pesquisa dos documentos. A lista de caixas é uma lista que registra títulos elaborados com ênfase nas relações entre os documentos — em alguns casos, o título de um único item, juntamente com o intervalo cronológico e a quantidade aproximada. Ela atende, ao menos, às informações mínimas necessárias aos usuários, podendo ser utilizada como instrumento de pesquisa. Com a elaboração conjunta do guia, pôde-se também esclarecer a relação entre as atividades da entidade produtora e os documentos entre si. Por outro lado, como o registro em nível de item é feito apenas parcialmente, e não para a totalidade dos documentos, a lista não é adequada para buscas em nível de item.
O segundo ponto é que, caso se constate a existência de documentos sujeitos a restrição de acesso, torna-se possível considerar o encaminhamento a ser dado a eles. Como a lista de caixas é um inventário sumário, ela pode ser utilizada como subsídio para a elaboração do plano de organização futuro. Ou seja, torna-se possível fazer essa escolha: disponibilizar para consulta caso não haja problemas, ou adiar a disponibilização caso existam problemas. De fato, ao se elaborar a lista de caixas dos documentos institucionais do Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (CENB), constatou-se a existência de livros contábeis e de documentos relativos a diversos contratos, abrangendo o período das décadas de 1970 a 2000. Após discussão com a diretoria sobre se esses documentos deveriam ou não ser disponibilizados para consulta, decidiu-se que, por ora, não seriam disponibilizados ao público em geral. A lista de caixas pode, assim, servir como subsídio para esse tipo de decisão.
O terceiro ponto é que se torna possível dar tratamento individualizado às caixas que necessitem da elaboração de uma lista de itens. No NARA (National Archives and Records Administration), por exemplo, para os conjuntos documentais ou caixas de maior frequência de consulta, chega-se, em alguns casos, a elaborar listas ainda mais detalhadas. Além disso, caso já tenha sido atribuída, na etapa da lista de caixas, uma numeração do tipo número de unidade, torna-se possível elaborar uma lista de itens voltada especificamente para uma determinada unidade. Em suma, isso permite tanto decidir avançar para um nível de organização ainda mais detalhado, quanto — caso já se disponha da quantidade aproximada de itens — utilizar essa informação como parâmetro para a elaboração de planos futuros.
O ponto em comum entre os três aspectos acima é que a lista de caixas pode ser utilizada como subsídio para a definição de diretrizes após sua elaboração. Repetindo o que já foi dito: torna-se possível disponibilizar a lista de caixas como instrumento de pesquisa (caso do guia da empresa australiana); caso haja algum problema, definir os próximos passos com base nas informações da lista de caixas (caso dos documentos institucionais do Centro de Estudos Nipo-Brasileiros, CENB); e elaborar listas mais detalhadas para caixas ou unidades específicas (caso de parte dos documentos do NARA). Ou seja, a eficácia da lista de caixas reside no fato de que, ao elaborá-la, torna-se possível tomar esse tipo de decisão e planejar a organização futura. Além disso, como a lista de caixas é um instrumento de descrição que valoriza as relações entre os documentos, considera-se que ela pode ser elaborada, conforme demonstram os exemplos acima, independentemente de se tratar de documentos pessoais, documentos públicos ou documentos empresariais.

10. Considerações finais

Neste artigo, buscou-se colocar em prática a elaboração de uma lista de caixas (box list) e de um guia, utilizando os documentos pessoais sob a guarda do Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (CENB) de São Paulo. Como resultado, pôde-se constatar dois pontos como eficácia da lista de caixas. O primeiro é que, após sua elaboração, a lista de caixas pode ser utilizada como subsídio para se definirem as diretrizes futuras de tratamento, sendo possível formular a política da etapa seguinte de organização tanto em relação ao conjunto documental como um todo, quanto por caixa individual ou, conforme o caso, por unidade. Além disso, a elaboração do guia permitiu articular as atividades da entidade produtora com as relações entre os documentos, tornando possível disponibilizar essas informações aos usuários. O segundo ponto é que, por registrar as relações entre os documentos, a lista de caixas constitui um método de descrição aplicável a diversos tipos de acervos arquivísticos — como os documentos pessoais do Centro de Estudos, os documentos públicos do NARA (National Archives and Records Administration) e os documentos empresariais de empresas nikkeis na Austrália. Esses dois pontos podem, portanto, ser apontados como a eficácia da lista de caixas.
Por fim, gostaria de abordar o posicionamento da lista de caixas (box list) dentro do método de arranjo em etapas.
O catálogo Kaken elaborado por Aoki e a lista do Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (CENB) correspondem a inventários sumários. [O que distingue a lista de caixas é] o grau de detalhamento na descrição do conteúdo dos documentos observado nos títulos coletivos (ikkatsu hyōdai), bem como o grande número de itens registrados. Ou seja, a partir dessa diferença de detalhamento e de número de itens registrados, é possível identificar diferentes níveis mesmo dentro dos inventários sumários, situando-se a lista de caixas em um desses níveis — em outras palavras, posicionando-se como um inventário sumário detalhado. Em termos da relação entre contexto e catálogo discutida no Capítulo 4, pode-se dizer que a lista de caixas é um dos inventários sumários detalhados que refletem as informações contextuais.
Muitos arquivistas certamente entendem o levantamento preliminar como a etapa em que se realiza um reconhecimento geral do conjunto documental como um todo, ou por caixa, elaborando-se o instrumento de pesquisa correspondente, para em seguida partir para a elaboração de uma lista de itens (item list). Nas instituições arquivísticas japonesas e nos projetos de compilação de histórias municipais, a situação atual é a de que a etapa de levantamento segue o processo de "reconhecimento do conjunto documental como um todo/por caixa" para, em seguida, chegar ao "reconhecimento em nível de item". No entanto, a lista do Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (CENB) situa-se numa etapa anterior à elaboração da lista de itens. Tomando como exemplo os catálogos utilizados neste artigo, as etapas do levantamento preliminar podem ser assim descritas: "etapa de reconhecimento do conjunto documental como um todo (catálogo Kaken)", "etapa de reconhecimento por caixa (catálogo Kaken e lista do CENB)" e "etapa de reconhecimento por arquivo/conjunto dentro da caixa (lista do CENB)". E a etapa seguinte, um passo além, corresponde ao "reconhecimento em nível de item (lista de itens)". Sendo assim, pode-se afirmar que a lista de caixas é um produto de uma das etapas do levantamento preliminar, dotado das informações necessárias para a pesquisa.

Notas

1. 安澤秀一「史料保存利用施設の国際環境─史料館＝文書館序論のための覚書」、『史料館研究紀要』第16号、1984年、1頁-86頁。同論文で「出所原則」「原秩序把握」について紹介している。 ↩︎
2. 高橋実「記録史料調査論の現段階」、『作新学院大学紀要10』、2000年、163頁-187頁。西田かほる「地域史料整理論』、『岩波講座日本歴史　第21巻　史料論』、岩波書店、2015年、155頁-178頁。 ↩︎
3. 金井圓『藩政』、至文堂、1962年、176頁-190頁。荒居英次編『近世の古文書─その解読と利用法─』、小宮山書店、 1969年、33頁-43頁。 大野瑞男 「近世史料分類の現状と基礎的課題」、『史料館研究紀要』第1号、1968年、267頁-283頁。 鎌田永吉「近世史料の分類［遺稿］─第十八回近世史料取扱講習会講義草稿」、『史料館研究紀要』第9号、1977年、1頁-34頁。 ↩︎
4. 国文学研究資料館史料館『史料館の歩み40年』、1991年、8頁-9頁。 ↩︎
5. 拙稿「民間史料における編成と記述の再認識─整理現場の視点から─」、 『アーカイブズ学研究』 29号、 6頁。 ↩︎
6. 全国保存機関連絡協議会サイト内『全国史料保存期間連絡協議会「戦後の史料保存運動年表」、『日本の文書館運動─全史料協の20年─』、1996年。http//wwww.jsai.jp/kanko/sonota/chronological_table_on_JSAI1946-95.pdf（参照2022-2-22）。 ↩︎
7. 近世庶民史料調査委員会編集『近世庶民史料調査報告書』第1輯-第3輯、臨川書店、1981年。この他、漁業制度資料調査保存事業（水産庁の委託を受けた日本常民文化研究所が実施）がある。越智信也「Ⅱ　漁業制度資料調査保存事業」と資料の整理・保存の経過」、水産研究・教育機構。http://nrifs.fra.affrc.go.jp/book/hist-bocs/gaiyou/g05.pdf（参照2022-2-16） ↩︎
8. 注7）参照、『近世庶民史料調査報告書』第2輯、1981年、447頁-457頁。金井圓「批評と紹介　近世庶民史料調査会編「近世庶民史料所在目録」、『史学雑誌』第64編第3号、1955年、80頁-84頁。国文学研究資料館史料館編 『史料の整理と管理』、 岩波書店、 1988 年、 155頁-183頁。 ↩︎
9. 宮間純一「文部省史料館黎明期の古文書整理業務─「日誌」の紹介─」、『中央大学政策文化総合研究所　年報第25号』、2022年、238頁-239頁。 ↩︎
10. 『日本歴史講座　第8巻　歴史教育篇』、河出書房、1952年、190頁-193頁。大塚史学会『郷土史辞典』、朝倉書店、1955年、790頁-795頁。 ↩︎
11. 注3）参照、『近世の古文書─その解読と利用法─』、33頁-43頁。 ↩︎
12. 北原進『近世農村文書の読み方・調べ方』、雄山閣出版株式会社、1981年、76頁-94頁。 ↩︎
13. 木村礎・林英夫編『増訂新版　地方史研究の方法』、 八木書店、 1970年、 94頁・123頁。古島敏雄・和歌森太郎・木村礎編『郷土史研究講座4　近世郷土史研究法』、朝倉書店、1970年、96頁-97頁。林英夫編『文献資料整理の実務〈地方史マニュアル3）」、1974年、5頁-110頁。『朝日百科　日本の歴史　別冊　歴史の読み方6　文献史料を読む・近世』、朝日新聞社、1989年、56頁-64頁。 ↩︎
14. 社団法人日本図書館協会公共図書館部会編『全国公共図書館研究集会報告　1954]、1955年、59頁。日本図書館協会公共図書館部会編「全国公共図書館研究集会報告　1956　附地区セミナー報告」、1957年、57頁。公共図書館部会事務局編 『昭和39年度　全国公共図書館研究集会報告書』、 1966年、 10頁。 日本図書館協会公共図書館部会事務局『昭和40年度　全国公共図書館研究集会報告書』、1966年、1頁。 ↩︎
15. 井上勝生「史料の保存と研究─『萩原家文書目録』の作成を通して─」、『史料館報』第19号、1973年、1頁-3頁。色川大吉「史料保存問題と研究者─井上勝生論文にふれて─」、『同』第20号、1974年、1頁-3頁。有泉貞夫「明治期の学校日誌─「井上・色川論争」に寄せつつ─」、『同』第21号、1974年、1頁-3頁。 ↩︎
16. 色川大吉『歴史の方法』、大和書房、1977年、173頁-176頁。「座談会　地方史と民衆史─自分史の視座から─」、『我孫子市史研究』12、我孫子市教育委員会市史編さん室編、1988年、85頁-94頁。 ↩︎
17. 『史料館報』創刊号、文部省史料館、1965年、5頁。後に「史料研究会」となる。 ↩︎
18. 大藤修・安藤正人編『史料保存と文書館学』、1986年、吉川弘文館。 ↩︎
19. 国文学研究資料館史料館編『史料の整理と管理』、1988年、岩波書店。 ↩︎
20. 安藤正人『記録史料学と現代』、吉川弘文館、1998年。関連論文として、中野美智子「近世地方史料の整理論の動向について─所蔵目録作成の立場から―」、 『地方史の新視点』、 1988年、 134頁-155頁。 岡部真二 「現地調査における史料整理の方法について─原秩序尊重・段階的整理の実践報告─」、『記録と史料』第3号、1992年、 49頁-65頁。坂口貴弘 「段階的整理におけるコストパフォーマンス」、 『アーカイプズ学研究』第8号、2008年、60頁-79頁。西村慎太郎「概要調査・現状記録再考」、『国文学研究資料館研究紀要　アーカイブズ研究篇」第9号、2013年、69頁-82頁。橋本陽 「段階的整理と欧米型整理論の比較：方法論の違いと出所及び原秩序尊重の解釈』『アーカイブズ学研究』第23号、2015年、4頁-22頁。 ↩︎
21. 注20）参照、『記録史料学と現代』112頁。 ↩︎
22. 吉田伸之 「現状記録の方法について」、 『紙魚の友』 第9号、 房総史料調査会、 1990年。「〔補論〕現状記録論をめぐって」、『近世房総地域史研究』、東京大学出版会、1993年、291頁-314頁。吉田伸之・外山徹「現状記録法による調査方法の基本的理念」、『千葉県地域史料現状記録報告書　第1集　安房郡丸山町石堂謹司家文書』、1995年、3頁-9頁。後藤雅知「史料細胞現状記録調査の方法─平野仁右衛門家文書調査を例に─」、『千葉県地域史料現状記録調査報告書　第2集　茂原市藤乗家文書1』、1996年、284頁-288頁。佐藤裕貴子「「仮目録」作成の方法をめぐって」、『千葉県地域史料現状記録調査報告書　第3集　茂原市藤乗家文書2』、1997年、289頁-294頁。原直史「 昨今の史料調査法をめぐって」、『千葉県地域史料現状記録報告書　第3集　茂原市藤乗家文書2』、1997年、295頁-300頁。吉田伸之「現状記録調査と「フリーズ」方式」、『千葉県地域史料現状記録調査報告書　第4集　鴨川市平野仁右衛門家文書』、1998年、142頁-145頁。藤井譲治「現状記録調査と自治体史編纂」、『千葉県地域史料現状記録調査報告書書　第5集　佐原市清宮利右衛門家文書」、1999年、191頁-198頁。久留島浩「史料調査論　史料調査についての覚書─『安房編』を担当してみて考えたこと」、『千葉県地域史料現状記録報告書　第7集　八日市場市江波戸家文書』、2001年、277頁-280頁。 ↩︎
23. 塚本明「史料保存と『現状記録』.『西家文書調査報告書』に寄せて」、『三重県史研究』16号、2001年、51頁-68頁。藤井譲治「現状記録調査と自治体史編纂」、『千葉県地域史料現状記録調査報告書　第5集　佐原市清宮利右衛門家文書』、1999年、191頁-198頁。菅原憲二「伊予国宇和郡三浦田中家文書調査中間報告：宇和島藩浦方文書の整理と史料紹介」、『千葉大学人文研究』21号、1992年、165頁-187頁。田中康雄「文書館における近世文書の目録作成をめぐって」、『日本のアーカイブズ論』、岩田書院、2003年、443頁-462頁。牟田昌平「アジア歴史資料センターにおけるデジタル・アーカイブ」、『アーカイブズ』13号、2003年、1頁-10頁。
    高橋実「文書調査の現段階」、『今日の古文書学』12史料保存と文書館、雄山閣出版、2000年、134頁-149頁。同「地域史料調査論」、『アーカイブズの科学　下巻』、 太田尚宏「史料調査の「新動向」と自治体史編纂」、『歴史評論』561号、46頁-56頁。 ↩︎
24. 島根県立図書館『松江藩郡奉行所文書調査目録』上・下巻、2001年。 ↩︎
25. 森本祥子「国際標準記録史料記述 （一般原則）適用の試み─諸家文書の場合─」、『史料館研究紀要』第28号、1997年、229頁-274頁。青山英幸「国際標準記録史料記述等による箱館奉行文書目録作成の実験について」、「北海道立文書館研究紀要』第12号、1997年、1頁-41頁。注20）参照、『記録史料学と現代』、199頁-218頁。拙稿「階層構造の適用に関する一考察─大区小区制下の戸長の職務を中心に─」、『千葉史学』第42号、2003年、42頁-59頁。 ↩︎
26. 国立公文書館デジタルアーカイブズ、寄贈・寄託文書、「在豪日系企業記録プロジェクト「オーストラリア国立公文書館旧蔵　日系企業記録ガイド【第2版】」」、https://www.digital.archives.go.jp/fonds/4433949（参照2023-11-9）。関連論文として秋山淳子「接収日系企業史料の試験的整理と史料構造の分析」、『アーカイブズ学研究』第8号、2008年、2頁-20頁。安藤正人「『オーストラリア国立公文書館旧蔵日系企業記録ガイド』の刊行について」、『アーカイブズ学研究』第32号、2020年、56頁-63頁。 ↩︎
27. 注20）参照、『記録史料学と現代』31頁、113-114頁、123頁-132頁。 ↩︎
28. 埼玉県地域史料保存活用連絡協議会『地域文書館の設立に向けて3諸家文書の収集と整理」、1992年、77頁-127頁。代表的成果物として牛久市史編さん委員会・近世史部会『牛久市小坂・斎藤家文書概要調査報告書』、1993年。関連論文として注23）参照、高橋実「文書調査の現段階」、『今日の古文書学』12史料保存と文書。
    同「地域史料調査論」、『アーカイブズの科学　下巻』。注22）参照。 ↩︎
29. 坂口貴弘「公文書の検索手段はどう作るべきか：米国の州文書館における集合的記述方式の分析から」、『国文学研究資料館紀要』6号、2010年、155頁-170頁。 ↩︎
30. 仲本和彦『研究者のためのアメリカ国立公文書館徹底ガイド』、凱風社、2008年、47頁-48頁、 ↩︎
31. 注26）参照、「オーストラリア国立公文書館旧蔵日系企業記録ガイド【第2版】」、14頁。 ↩︎
32. 注26）参照、安藤正人「『オーストラリア国立公文書館旧蔵日系企業記録ガイド』の刊行について」。 ↩︎
33. 上島有 『新しい中世古文書学　アーカイブズとしての古文書　 総論編』、成文堂出版、 2018年。 ↩︎
34. サンパウロ人文科学研究所サイト内、 研究所の概要、https//www.cenb.org.br/articles/display/27（参照2021-11-16）。サンパウロ人文科学研究所50周年記念誌編纂委員会『人文研史─半世紀の歩み─』、ブラジル・サンパウロ州サンパウロ市、2018年。 ↩︎
35. 注34） 参照、 『人文研史―半世紀の歩み―』、 24頁。 ↩︎
36. ブラジル日本移民資料館・ブラジル日本移民百周年記念記念協会百年史編纂委員会『目でみるブラジル日系移民の百年』、風響社、2008年。ブラジル日本移民百年史編纂・刊行委員会編『ブラジル日本移民百年史』第1巻-第5巻、トッパン・プレス印刷出版、2012年。 ↩︎
37. 長尾直洋「ブラジル日系移民研究における楡木久一資料の重要性に関する一考察─サンパウロ人文科学研究所所蔵の新資料を踏まえて─」、『東洋大学人間科学総合研究所紀要』第8号、2016年、149頁-163頁。 ↩︎
38. 挑戦的萌芽研究、課題研究25580149、移民アーカイブズの標準化モデル構築に向けての実践的研究：日系ブラジル移民を対象に、 https://kaken.nii.ac.jp/ja/grant/KAKENHI-PROJECT-255580149/（参照2021-11-16）。青木祐一・名村優子「ブラジル日本移民関係資料をめぐる現状と課題；「移民アーカイブズ」の構築に向けて」、日本アーカイブズ学会2015年度大会自由論題研究報告レジュメ、同「民間団体アーカイブズの整理・編成・記述のこころみ：日本力行会を事例として」、日本アーカイブズ学会2018年度大会自由論題研究報告レジュメ。青木祐一「プラジル・サンパウロ人文科学研究所資料調査・中間報告」、『GCAS Report学習院大学大学院人文科学研究科アーカイブズ学専攻研究年報』第5号、2016年、123頁-127頁。 ↩︎
39. ボックスとはブラジル国内で流通しているアーカイブズボックス（350mm×250mm×130mmポリプロピレン製）のこと。 ↩︎
40. 外務省サイト内　基礎データ　ブラジル連邦共和国、https://www.mofa.go.jp/mofaj/area/brazil/data.html（参照2022-8-28）。 ↩︎
41. 注5）参照。 ↩︎
42. 注20）参照、『記録史料学と現代』112頁。 ↩︎
43. 坂口貴弘「アーカイブズ学の回顧と展望─アーカイブズ学総論2004-2019─」、『アーカイブズ学研究』第32号、2020年、48頁。同「公文書の検索手段はどう作るべきか：米国の州文書館における集合的記述方式の分析から」、『国文学研究資料館紀要』6号、国文学研究資料館、2010年3月、156頁-157頁。 ↩︎
44. 注38）参照、『GCAS Report』第5号、126頁-127頁。 ↩︎
45. 最終的には個人文書が31文書群（概数26,037点）となった。 ↩︎
46. サンパウロ人文科学研究所のサイトで公開している個人資料のリストは公開用であり、作成したボックスリストの項目とは合致していない。 ↩︎
47. 柴田知彰「アーカイブズの内的秩序構成理論と構造分析の課題」、『アーカイブズの構造認識と編成記述』、思文閣、2014年、43頁-70頁。清水邦俊「地方凡例録における文書作成背景の解明について─近世地方文書の基本目録編成のために─」、日本アーカイブズ学会自由論題研究発表会レジュメ、2005年。同「近現代文書の目録編成について─千葉県における改正地券を素材に─」日本アーカイブズ学会自由論題研究発表会レジュメ、2006年。既刊書籍としては日本移民五十年祭委員会編『物故先駆者列伝　日系コロニアの礎石として忘れ得ぬ人びと』（1958年、出版地：サンパウロ）や、各県人会刊行の記念誌等を活用した。 ↩︎
48. サンパウロ人文科学研究所サイト内、所蔵個人資料、https://cenb.org.br/personal_archives/　河添清資料の項。注34）参照、『人文研史─半世紀の歩み─』、36頁。 ↩︎
49. 学校法人甲南学園サイト内『創立者平生釟三郎』、https://www.konan-u.ac.jp/gakuen/nenpu/index2tml（参照2021-11-16）。 ↩︎
50. 注20）参照、『記録史料学と現代』174頁-176頁。 ↩︎
51. 注19）参照、134頁-139頁。 ↩︎
52. 注20）参照、『記録史料学と現代』174頁-183頁。 ↩︎
53. 注20）参照、『記録史料学と現代』174頁-176頁。 ↩︎
54. 国文学研究資料館史料館編『史料館収蔵史料総覧』、名著出版、1996年。注20）参照、『記録史料学と現代』、196頁-199頁。 ↩︎
55. 坂口貴弘、「アーカイブズの整理と公開」、『創価研究』第10号、2017年、38頁-39頁。 ↩︎
56. 国立公文書館ジャパンディスカバリーアーカイブズにて検索、https://www.archives.go.jp/jad/index.php（2022年9月～11月）、群馬県立文書館、埼玉県立文書館、千葉県文書館、神奈川県立公文書館、上越市公文書センター、愛知県公文書館、滋賀大学経済経営研究所、京都大学大学院経済学研究科経済資料センター、京都大学大学文書館、京都大学フィールド科学教育研究センター森林系図書館、京都大学附属図書館、京都府立京都学・歴彩館、東京大学文書館、神戸市文書館、尼崎市立歴史博物館、奈良文化財研究所図書資料室、岡山県立記録資料館、広島県立文書館、広島大学図書館中央図書館、山口県文書館、徳島県立文書館、香川県立文書館、太宰府市公文書館、佐賀県立図書館、熊本県立図書館、琉球大学附属図書館。 ↩︎
57. 『物故先駆者列伝　日系コロニアの礎石として忘れ得ぬ人びと』、日本移民五十年祭委員会編 （1958年、出版地：サンパウロ）、他、各入植地の記念誌多数。 ↩︎
58. 注26）参照、「オーストラリア国立公文書館旧蔵日系企業記録ガイド【第2版】」 99頁-100頁。 ↩︎
59. 注26） 参照、「オーストラリア国立公文書館旧蔵日系企業記録ガイド【第2版】」99頁。 ↩︎
60. 注26）参照、「オーストラリア国立公文書館旧蔵日系企業記録ガイド【第2版】」100頁。 ↩︎

清水 邦俊　元JICA 日系社会シニア海外協力隊 （学芸員）
Kunitoshi SHIMIZU Former JICA Senior Volunteers for Nikkei（Curator）