Passou-se um ano desde que fui enviado em julho de 2018 ao Centro de Estudos Nipo-Brasileiros (doravante denominado Centro) como volunt\u00e1rio s\u00eanior da JICA para a comunidade nikkei, atuando como curador. Embora minha fun\u00e7\u00e3o seja de curador, meu trabalho \u00e9 essencialmente o de arquivista, respons\u00e1vel pela organiza\u00e7\u00e3o de documentos. Neste relat\u00f3rio, apresento o conte\u00fado do trabalho arquiv\u00edstico.
\u6628\u5e74\u306e\u7740\u4efb\u306e\u6328\u62f6<\/a>Na mensagem de sauda\u00e7\u00e3o do ano passado, escrevi que um dos significados da palavra \"arquivos\" \u00e9 transformar materiais em fontes hist\u00f3ricas. O trabalho espec\u00edfico at\u00e9 que os materiais se tornem fontes hist\u00f3ricas envolve principalmente oito processos: \u2460levantamento, \u2461sele\u00e7\u00e3o e recebimento, \u2462organiza\u00e7\u00e3o, \u2463elabora\u00e7\u00e3o de diversos cat\u00e1logos, \u2464disponibiliza\u00e7\u00e3o, \u2465consulta, \u2466conserva\u00e7\u00e3o e restauro, e \u2467armazenamento. \u00c9 necess\u00e1rio realizar esses processos em ordem, sem pular etapas. Neste relat\u00f3rio, abordarei especificamente o processo \u2462organiza\u00e7\u00e3o.
2. Os Quatro Princ\u00edpios e os Invent\u00e1rios Sum\u00e1rios e Anal\u00edticos
Primeiramente, apresento os quatro princ\u00edpios estabelecidos pelo ICA (Conselho Internacional de Arquivos) para a organiza\u00e7\u00e3o arquiv\u00edstica. S\u00e3o eles: o princ\u00edpio da proveni\u00eancia, o princ\u00edpio do respeito \u00e0 ordem original, o princ\u00edpio da integridade f\u00edsica e o princ\u00edpio do registro.
O princ\u00edpio da proveni\u00eancia determina que os documentos devem ser organizados em conjuntos documentais de acordo com a entidade (organiza\u00e7\u00e3o) que os produziu, n\u00e3o sendo permitido misturar documentos de diferentes entidades produtoras. Por proveni\u00eancia entende-se a organiza\u00e7\u00e3o ou indiv\u00edduo que criou, acumulou, manteve e utilizou os registros no curso natural de suas atividades. Em termos simples, significa que os documentos criados pela organiza\u00e7\u00e3o A e pela organiza\u00e7\u00e3o B n\u00e3o devem ser misturados.
O princ\u00edpio do respeito \u00e0 ordem original estabelece que o arranjo dos documentos (empilhamento, agrupamento, arquivamento, etc.) mantido pela entidade produtora serve como pista para compreender a estrutura sistem\u00e1tica do conjunto documental e, portanto, n\u00e3o deve ser alterado arbitrariamente. Por exemplo, quando organizamos pap\u00e9is, colocamos documentos relacionados em pastas pl\u00e1sticas ou os encadernamos em fich\u00e1rios. Mesmo que os documentos tenham t\u00edtulos completamente diferentes, ao visualizar o conjunto relacionado, podemos frequentemente descobrir pistas sobre quais atividades geraram aqueles documentos.
O princ\u00edpio da integridade f\u00edsica estabelece que a forma f\u00edsica original dos documentos, como dobras, encaderna\u00e7\u00f5es e embalagens, n\u00e3o deve ser alterada arbitrariamente. Especialmente durante o processo de organiza\u00e7\u00e3o, n\u00e3o se deve criar novas dobras ou furos de encaderna\u00e7\u00e3o nos documentos. Simultaneamente, n\u00e3o se deve fazer altera\u00e7\u00f5es nos pr\u00f3prios documentos, como aplicar post-its, fita adesiva, etiquetas, carimbos (de biblioteca ou do propriet\u00e1rio) ou anota\u00e7\u00f5es. Em resumo, significa preservar no estado original.
O princ\u00edpio do registro estabelece que, caso seja necess\u00e1rio fazer altera\u00e7\u00f5es no estado atual do conjunto documental, deve-se registrar por meio de fotografias, anota\u00e7\u00f5es, etc. Por exemplo, ao remover documentos que est\u00e3o agrupados em um fich\u00e1rio, \u00e9 obrigat\u00f3rio fazer o registro.
Com base nesses princ\u00edpios, iniciamos a organiza\u00e7\u00e3o. Embora usemos simplesmente a palavra \"organiza\u00e7\u00e3o\", na verdade realizamos dois tipos de trabalho: a organiza\u00e7\u00e3o f\u00edsica e a organiza\u00e7\u00e3o informacional. A organiza\u00e7\u00e3o f\u00edsica refere-se ao tratamento dos pr\u00f3prios documentos, como remover clipes met\u00e1licos, fazer a limpeza e coloc\u00e1-los em envelopes. Por outro lado, a organiza\u00e7\u00e3o informacional consiste em criar invent\u00e1rios sum\u00e1rios do conte\u00fado, agrupamentos e pastas dos documentos, e invent\u00e1rios anal\u00edticos de cada documento individual. O invent\u00e1rio sum\u00e1rio identifica, para cada pasta ou agrupamento, aproximadamente quando e por meio de quais atividades os documentos foram criados. O invent\u00e1rio anal\u00edtico registra em formato de dados, para cada documento individual, qual \u00e9 o conte\u00fado escrito, quando foi criado, de quem para quem foi enviado, etc.
3. Organiza\u00e7\u00e3o dos Acervos Pessoais no Centro de Estudos Nipo-Brasileiros
Na organiza\u00e7\u00e3o dos acervos pessoais do Centro que venho realizando atualmente, estou criando invent\u00e1rios sum\u00e1rios como parte da organiza\u00e7\u00e3o informacional, respeitando os quatro princ\u00edpios mencionados acima. Os itens do invent\u00e1rio sum\u00e1rio s\u00e3o: nome da proveni\u00eancia, n\u00famero da caixa, t\u00edtulo do conjunto, per\u00edodo abrangido, formato e quantidade aproximada. Como indica o termo \"t\u00edtulo do conjunto\", trata-se principalmente de um invent\u00e1rio que representa pastas ou agrupamentos. Atribuo n\u00fameros \u00e0s caixas e descrevo os itens para cada caixa. O invent\u00e1rio sum\u00e1rio \u00e9 eficaz para pesquisar materiais relacionados a determinado tema ou para ter uma vis\u00e3o geral do conjunto documental.<\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/cenb.org.br\/wp-content\/uploads\/2019\/08\/kunitoshi_shimizu2.jpg\"){kind=spacer}
<\/figure>\n\n\n\nPor outro lado, a desvantagem \u00e9 que n\u00e3o \u00e9 adequado para buscar por nome espec\u00edfico de documento. Embora alguns documentos sejam registrados individualmente pelo nome, na maioria dos casos eles s\u00e3o registrados por unidades de pasta ou agrupamento, portanto buscas por nomes espec\u00edficos de documentos frequentemente n\u00e3o retornam resultados. Para resolver este problema, \u00e9 necess\u00e1rio avan\u00e7ar para a pr\u00f3xima etapa: a cria\u00e7\u00e3o do invent\u00e1rio anal\u00edtico. \u00c9 desej\u00e1vel criar tanto o invent\u00e1rio sum\u00e1rio quanto o anal\u00edtico, possibilitando a busca de documentos tanto na perspectiva macro quanto micro
Al\u00e9m disso, ap\u00f3s concluir os invent\u00e1rios sum\u00e1rios, pretendo criar guias de acervo para cada conjunto de documentos pessoais. O guia de acervo \u00e9 uma descri\u00e7\u00e3o em prosa que inclui o per\u00edodo abrangido pelos documentos, um breve hist\u00f3rico do indiv\u00edduo, as atividades e documentos relacionados, as circunst\u00e2ncias de aquisi\u00e7\u00e3o dos documentos, quantidade aproximada, etc. Entre esses itens, as atividades e as circunst\u00e2ncias de aquisi\u00e7\u00e3o s\u00e3o informa\u00e7\u00f5es que o arquivista coleta durante o processo de organiza\u00e7\u00e3o, sendo, portanto, informa\u00e7\u00f5es que os usu\u00e1rios dificilmente teriam acesso de outra forma. Assim, ao ler o guia de acervo previamente, os usu\u00e1rios podem ter uma compreens\u00e3o geral de quais documentos existem em determinado acervo pessoal. Utilizando o invent\u00e1rio sum\u00e1rio em seguida, podem compreender o conjunto documental de forma ainda mais profunda
4. Conclus\u00e3o
O importante no processo de \u2462organiza\u00e7\u00e3o apresentado neste relat\u00f3rio \u00e9 n\u00e3o perder as informa\u00e7\u00f5es ocultas que n\u00e3o est\u00e3o escritas nos documentos. As informa\u00e7\u00f5es n\u00e3o escritas nos documentos referem-se \u00e0s rela\u00e7\u00f5es entre os documentos. Mesmo quando uma pasta n\u00e3o possui t\u00edtulo e a rela\u00e7\u00e3o parece pouco clara \u00e0 primeira vista, ao examinar todos os documentos arquivados juntos, frequentemente \u00e9 poss\u00edvel descobrir sob quais atividades foram criados. Coisas que n\u00e3o compreendemos olhando apenas um documento isolado tornam-se claras ao examinar o conjunto. Portanto, na organiza\u00e7\u00e3o, \u00e9 crucial n\u00e3o desfazer os agrupamentos por pasta e a ordem dos documentos empilhados. Em meu trabalho atual, devido a restri\u00e7\u00f5es de tempo, n\u00e3o ser\u00e1 poss\u00edvel chegar \u00e0 cria\u00e7\u00e3o dos invent\u00e1rios anal\u00edticos. At\u00e9 que os invent\u00e1rios anal\u00edticos sejam conclu\u00eddos, desejo preservar e transmitir esse estado sem altera\u00e7\u00f5es.
Dessa forma, ao coletar cuidadosamente as informa\u00e7\u00f5es ocultas n\u00e3o descritas nos documentos, quando finalmente os documentos forem disponibilizados ao p\u00fablico, ser\u00e1 poss\u00edvel fornecer informa\u00e7\u00f5es diversas aos usu\u00e1rios.
<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
1. \u306f\u3058\u3081\u306b 2018\u5e747\u6708\u306bJICA\u65e5\u7cfb\u793e\u4f1a\u30b7\u30cb\u30a2\u6d77\u5916\u5354\u529b\u968a\u3068\u3057\u3066\u3001\u30b5\u30f3\u30d1\u30a6\u30ed\u4eba\u6587\u79d1\u5b66\u7814\u7a76\u6240(\u4ee5\u4e0b\u3001\u4eba\u6587\u7814 […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":19514,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_gspb_post_css":"","footnotes":""},"categories":[427],"tags":[874],"class_list":["post-19113","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-column","tag-jica"],"blocksy_meta":[],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/cenb.org.br\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/19113","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/cenb.org.br\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/cenb.org.br\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/cenb.org.br\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/cenb.org.br\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=19113"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/cenb.org.br\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/19113\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":19515,"href":"https:\/\/cenb.org.br\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/19113\/revisions\/19515"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/cenb.org.br\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/media\/19514"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/cenb.org.br\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=19113"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/cenb.org.br\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=19113"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/cenb.org.br\/pt\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=19113"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}